Những thủ thuật bạn nên biết về Google Docs

1 . Tải toàn bộ tài liệu Google Docs chỉ với  một cú nhấp chuột

Bạn đã có rất nhiều tài liệu được lưu trữ trong tài khoản Google Docs và bạn cần phương cách dễ dàng để tải về tất cả những tài liệu này chỉ trong một lần? Đó là một ý tưởng hay để giữ một bản sao offline của toàn bộ kho lưu trữ Google Docs của bạn , điều này sẽ có ích khi bạn không có kết nối Internet ví dụ như đang đi du lịch,  hay trong các kỳ nghỉ , vv

Để sao lưu bộ sưu tập Google Docs của bạn , hãy vào docs.google.com , đăng nhập vào tài khoản Google của bạn , và chọn các mục bạn muốn sao lưu . Để sao lưu tất cả các tài liệu, chọn "All Items", check vào " Title" , sau đó vào menu "More"  và chọn "Download" .

 

 

Google Docs chỉ có thể là chương trình văn phòng trực tuyến cho phép bạn chọn định dạng đầu ra cho tài liệu của bạn . Ví dụ , bạn có thể chuyển đổi tất cả các tài liệu sang PDF hoặc HTML và tải về các phiên bản chuyển đổi , mà không cần thê bất cứ thao tác hay phần mềm nào.

Ngoài ra còn có một cách đơn giản khác để sao lưu toàn bộ dữ liệu của bạn. Bạn hãy vào trang Google Takeout , đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn , tạo ra một file lưu trữ toàn bộ dữ liệu Google Docs của bạn và thế là xong.

 

Google Takeout sẽ gửi email cho bạn đường link để bạn tải xuống khi toàn bộ dữ liệu Google Docs của bạn đã sẵn sàng. Trở ngại duy nhất là không giống với Google Docs thông thường, Google Takeout sẽ không cung cấp bất kỳ tùy chọn nào để chuyển đổi các tài liệu sang định dạng khác .

2 . Sử dụng Google Docs để tạo những Google Forms đơn giản, khảo sát hoặc các phiếu thăm dò ý kiến ​​

 Ngoài việc là một bộ phần mềm văn phòng trực tuyến cho các doanh nghiệp , Google Docs còn được sử dụng như một bảng thăm dò ý kiến hoặc bảng hỏi khá tuyệt vời. Bạn có thể sử dụng Google Docs để tạo ra các Goolge Forms đơn giản, các cuộc điều tra , các cuộc thăm dò và có thể (nhúng) embed vào trang web của bạn .

 

Trong khi có hàng loạt các chương trình thăm dò ý kiến dạng có sẵn trên web , Google Docs được ưa chuộng vì những lý do sau:

1.       Google Docs thu thập và lưu trữ tất cả các câu trả lời dưới hình thức bảng tính Excel, điều này làm giúp phân tích dữ liệu cực kỳ dễ dàng. Với Google Docs , bạn có thể tạo ra số lượng Google Forms không giới hạn, ngay cả số lượng câu trả lời cho từng Google Forms được lưu trữ không giới hạn, và tất cả đều miễn phí.

2.       Google Docs hỗ trợ hình thức câu hỏi phân nhánh , vì vậy bạn có thể thiết kế câu hỏi IF ELSE tùy thuộc vào phần trả lời của người sử dụng. Hơn thế nữa, từ các câu trả lời, bạn có thể phân tích số lượng lớn các dữ liệu và tạo ra các biểu đồ, đồ thị, và sơ đồ Venn.

3.       Khi người dùng nhập câu trả lời vào bất kỳ Google Forms nào của bạn , Google Docs sẽ ngay lập tức  thông báo qua email cho bạn. 

3 . Lưu các trang web trực tiếp vào Tài khoản Google Docs của bạn

Send to Google Docs extension for Chrome , tiện ích tuyệt vời cho trình duyệt Chrome, cho phép bạn lưu tập tin dạng PDF vào bất kỳ webpage trong tài khoản Google Docs của bạn . Khi bạn đang đọc một trang web và muốn lưu trữ nó vào một ebook PDF, chỉ cần nhấp vào Send to Google Drive phía trên cùng bên phải trình duyệt. Với thao tác này, bạn có thể sao chép các trang web hiện hữu vào tài khoản Google Docs của bạn và web page này sẽ được dưới định dạng PDF,  nó sẽ giữ lại tất cả những hình ảnh, siêu liên kết cùng với các yếu tố khác.

 

4. Biết rõ thời gian Google Forms hoặc Google Spreadsheets được thay đổi.

Spreadsheets trong Google Docs là một phương cách tuyệt vời để thu thập và lưu trữ số lượng lớn dữ liệu. Nếu bạn thường xuyên làm việc trên web và muốn sử dụng công cụ này một cách dễ dàng để lưu trữ được thông tin liên lạc của khách hàng, địa chỉ email của những khách hàng tiềm năng. Trong trường hợp này,  Google Docs được sử dụng vì hai lý do sau:

Thứ nhất, Google Docs cho phép bạn lưu trữ không giới hạn số lượng  dữ liệu mà không có bất kỳ hạn chế nào. Thứ hai, kể từ khi Google Docs đi kèm với các tính năng hợp tác, bạn có thể cho phép người dùng khác cập nhậg dữ liệu vào Google Forms của bạn . Điều này tạo cho bạn cách liên lạc đơn giản để có được kết quả cuộc thăm dò khảo sát tùy thuộc vào yêu cầu của bạn .

Nhưng làm thế nào để bạn biết khi những người được chia sẻ nhập liệu trong Google Forms hoặc Google Spreadsheets của bạn ? Khá là dễ dàng, chỉ cần vào menu "Tools" , chọn "Notification rules" và thiết lập các thiết lập thông báo theo mong muốn.

Bạn có thể chọn hình thứcthông báo thông qua Email , khi có bất kỳ thao tác nào sau đây xảy ra :

●     Khi mà các thay đổi được thực hiện với các Google Forms của bạn.

●     Khi mà các thay đổi được thực hiện đối với một sheet cụ thể  trong bảng tính Excel.

●     Khi mà một loạt “cell” đặc biệt  được cập nhật hoặc các giá trị bị thay đổi .

●     Khi mà một người dùng bấm gửi một Google Forms.

●     Khi mà cộng tác viên mới được thêm vào hoặc bị xoá bỏ.

5. Sử dụng Google Docs để dịch Office Documents sang ngôn ngữ khác

Nếu bạn có khách hàng mà ngôn ngữ sử dụng của họ không giống với ngôn ngữ bạn sử dụng, bạn có thể sử dụng Google Docs để dịch tài liệu và tạo một bản dịch tài liệu ngay trên tài khoản Google Docs của bạn. Khi đối tác nước ngoài của bạn chia sẻ một một tài liệu viết bằng tiếng Hoa, chỉ cần vào menu "Tools" và click vào " Translate document" . Tiếp theo, chọn một ngôn ngữ cần dịch và thế là hoàn tất.

 

Google Docs sẽ dịch toàn bộ tài liệu sang ngôn ngữ bạn mong muốn bằng cách sử dụng công cụ Google Translate API tuyệt vời. Cả hai bản sao của tài liệu (bản gốc cũng như bản dịch) sẽ được lưu lại trong tài khoản Google Docs của bạn.

6. Revision History (Lịch sử bản xem lại)

Đây là một vị cứu tinh thực sự cho bất cứ ai phải thường xuyên chỉnh sửa tài liệu của mình và cần có một cách đơn giản để phục hồi các tài liệu với phiên bản cũ. Google Docs sẽ tự động tạo một bản ghi của tất cả các tài liệu (bất kể có bao nhiêu người dùng đang hợp tác trên bất kỳ tài liệu nào). Chủ sở hữu của tài liệu có thể nhanh chóng nhìn thấy một bản sao trước đó bằng cách vào menu File và nhấp vào See revision history. Sau đây là một ví dụ về lịch sử sửa đổi của bài viết này, và được viết hoàn toàn trên Google Docs :

Để khôi phục lại tài liệu trước đó, chỉ cần di con trỏ chuột lên một bản ghi sửa đổi mong muốn và nhấn "Restore". Google Docs sẽ tự động làm nổi bật những thay đổi của phiên bản trước đó, do đó bạn sẽ không có trở ngại gì trong việc so sánh các thay đổi trong tài liệu.